Skrócenie czasu obsługi zapytania o 19 godzin
Wdrożyliśmy prosty system filtrowania leadów, dzięki czemu handlowcy przestali tracić czas na osoby, które tylko pytają o cenę.
W firmie Logistyka Polska Sp. z o.o. handlowcy tonęli w mailach, które donikąd nie prowadziły. Mazowiecki Inkubator Rozwoju przeanalizował 142 ostatnie rozmowy i znalazł prosty błąd w sposobie zbierania danych.
Wyzwanie
Dział sprzedaży tracił średnio 22 godziny tygodniowo na odpisywanie osobom, które szukały tylko najniższej ceny bez podawania konkretów. Konwersja z zapytań na realne zlecenia w marcu 2024 spadła do poziomu 4.2%. Handlowcy byli zmęczeni powtarzaniem tych samych pytań o wagę ładunku i miejsce rozładunku przez telefon, co blokowało czas na obsługę stałych, dużych partnerów.
Podejście
Przez 3 dni obserwowaliśmy pracę zespołu w ich biurze. Zamiast wdrażać drogie systemy, postawiliśmy na szybką selekcję informacji. Wytypowaliśmy 4 kluczowe dane, bez których wycena nie miała sensu. Mazowiecki Inkubator Rozwoju przygotował prosty schemat weryfikacji klienta, który oddzielał firmy od osób prywatnych szukających transportu jednej paczki.
Rozwiązanie
Zmieniliśmy formularz na stronie na taki, który wymusza podanie NIP-u i konkretnych parametrów towaru. Jeśli zapytanie było niepełne, system automatycznie wysyłał prośbę o uzupełnienie z gotowym wzorem. Dodatkowo wdrożyliśmy arkusz w Google Sheets, który segregował zapytania według potencjalnej marży, dzięki czemu handlowcy najpierw dzwonili do firm z największym potencjałem zysku.
Rezultaty
Dzięki zmianom zespół odzyskał prawie dwa dni robocze w każdym tygodniu. Skupienie się na konkretnych klientach pozwoliło domknąć o 9 zleceń więcej w samym tylko październiku.
Harmonogram
-
Wrzesień 2024Audyt 142 historycznych zapytań i wywiad z 3 handlowcami.
-
Październik 2024Uruchomienie nowego formularza i automatycznych szablonów odpowiedzi.
-
Listopad 2024Analiza pierwszych wyników i korekta pytań w formularzu.
"Bałem się, że formularz zniechęci ludzi. Stało się odwrotnie. Poważne firmy doceniają, że pytamy o konkrety i odpisujemy w 38 minut, a nie po dwóch dniach."